Ein wichtiger Baustein für die effiziente und innovative Unternehmensführung
Carsten Meyer, Geschäftsführer,
Heinrich Meyer & Sohn Bau-GmbH, Arzberg
Klassische Ordnerstruktur mit Mehrfachablagen und aufwändigen Suchvorgängen, das war einmal. Mit dem Ziel, der Geschäftsführung, der Bauleitung und der kaufmännischen Verwaltung ein durchgängiges Arbeiten zu ermöglichen, führte der Familienbetrieb aus Arzberg im fränkischen Fichtelgebirge das Dokumentenmanagement-System von BRZ ein. Für Carsten Meyer, Geschäftsführer und Urenkel des Firmengründers, eine Voraussetzung, um das seit mehr als 100 Jahren gültige Kundenversprechen auch bei zunehmender Komplexität zu erfüllen: Kurze Entscheidungswege und handwerkliche Erstellung individueller, hochwertiger Bauprojekte.
Heinrich Meyer & Sohn Bau-GmbH
- Arzberg, Bayern
- 17 Mitarbeiter
- Gegründet im Jahr 1910
Neben individuellem Bauen bietet das Unternehmen in seiner Neubausparte unter dem Markennamen Esprit auch eine eigene Reihe vorgeplanter Häuser an. Weitere Schwerpunkte sind die Geschäftsbereiche „Erhalten“ (Renovierung, Sanierung, Umbau, Ausbau) und „Verschönern“ (Gestaltung und Realisierung von Außenanlagen, Terrassen, Zufahrten etc.)
Ziel ist es, die immer genau passende Sichtweise auf Daten und Dokumente sicherzustellen
Das Unternehmen hatte eine klassische Ordnerstruktur für die Archivierung der Daten. Ziel war es nun, anstelle dieser eher statischen Ablage ein durchgängiges und effizientes Arbeiten für Geschäftsführung, Bauleitung und kaufmännische Verwaltung zu ermöglichen. Die Erfordernisse der unterschiedlichen Sichtweise sollten in einem integrierten System verfügbar sein. Mobiles Arbeiten und die Konformität mit GOBD und DSGVO waren weitere Anforderungen.
Schnelle Umsetzung im laufenden Betrieb
Gemeinsam mit der BRZ Fachberatung wurden die Ziele definiert, Anforderungen und Abläufe, zum Beispiel der Freigabeprozess von Belegen oder die Vergabe von Berechtigungen über mobile Endgeräte genau analysiert. Das BRZ-Dokumentenmanagement inklusive digitaler Bauakte wurde im Projektverlauf genau angepasst, kann jedoch flexibel erweitert und skaliert werden. Die Datenorganisation und Schulung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter erfolgte ohne Stillstand innerhalb kürzester Zeit im laufenden Betrieb.
Wichtiger Meilenstein auf dem Weg zum digitalen und papierlosen Baubetrieb
Die zentrale Speicherung und der laufende und bei Bedarf mobile Zugriff auf alle Daten bringt große Vorteile: Belege werden wesentlich schneller gefunden, Sachverhalte lassen sich bis ins Detail nachvollziehen und damit eventuelle Fragen schnell klären. Das zahlt sich insbesondere auf der Baustelle aus, denn auf das Zusammentragen und Sichten von Papier kann verzichtet werden. Die integrierte E-Mail-Archivierung sorgt zusätzlich für sichere Nachvollziehbarkeit der Korrespondenz. Das erklärte Ziel von Carsten Meyer und seinem Team ist es, die Digitalisierung im Betrieb in weiteren Bereichen des Unternehmens weiter vorabzubringen.
Weitere Informationen zum BRZ-Dokumentenmanagement: www.brz.eu/dms
